Keine Zeit zu verschwenden – Ein IT-Mittelständler und sein Weg zur Förderung

Das Berliner Beratungshaus aikux entwickelt mit Hilfe von ZIM-Fördermitteln eine innovative Dokumentenmanagement-Lösung

Eigentlich möchte ich gar nicht so genau wissen, wie viel Zeit ich täglich damit verbringe, die richtigen Dateien zu finden. Auf jeden Fall wäre es besser, es wäre weniger. Denn diese Zeit kostet natürlich Geld. Und nicht nur das. Auch der Speicherplatz, auf dem Unternehmen ihre wachsenden Datenberge sichern müssen, wird immer umfangreicher und damit teurer.

So richtig bewusst wurde mir das, als Thomas Gomell von aikux mir sein Entwicklungsprojekt vorstellte. Es trägt den etwas sperrigen Namen „Grafentheorie-basierte Lösung zum Dokumentenmanagement zur Verbesserung des Zugriffs auf wichtige Daten und effektive Reduzierung der Dateienanzahl im Unternehmen“. Nun ist Dokumentenmanagement nichts wirklich Neues. Wird jedoch ein technisch neuer Ansatz verfolgt, kann dies aber sogar durch Fördermittel unterstützt werden.

Aufräumen per Hand ist längst unmöglich

Thomas Gomell skizzierte das Problem etwa so: In jedem Unternehmen arbeiten Mitarbeiter in unterschiedlichen Abteilungen und Projekten. Sie nutzen verschiedene Dateiablage-Systeme und -Orte. Manche arbeiten mit Hilfe von Collaboration-Tools zusammen, andere kopieren sich hin und wieder Dateien auf ihre privaten Laufwerke oder Endgeräte. So sammeln sich im Laufe der Zeit mehrere zehntausend Dateien pro Mitarbeiter an, zahlreiche Dubletten und veraltete Versionen von was auch immer inklusive. Kein Teamleiter oder Administrator blickt da noch durch oder könnte das Chaos manuell in den Griff bekommen.

Auch Dokumentenmanagement-Lösungen, die es bereits gibt, setzen hier an. Doch sieht man genauer hin, vergrößern sie das Problem nur: Sie schaffen beispielsweise neue Verzeichnisstrukturen oder Versionierungsabfolgen, beseitigen das eigentliche Problem aber nicht. Oft schaffen sie einen neuen Datenfriedhof.

Ein mathematischer Algorithmus hilft

Der Ansatz, den aikux wählt, ist ein anderer. Mittels eines mathematischen Algorithmus – eben auf der Grafentheorie basierend  – sollen die Dateien künftig durchforstet und kategorisiert werden. Nicht nur Dubletten lassen sich so herausfiltern. Anhand zahlreicher weiterer Kriterien lässt sich beurteilen, wie wichtig eine Datei ist, zu welchem Prozess sie gehört und ob sie beispielsweise immer schnell verfügbar sein muss oder in ein Archiv wandern oder sogar gelöscht werden kann. Auf dieser Basis könnten Unternehmen dann ihre Speicherstrukturen neu durchdenken. Gerade für Archive gibt es deutlich günstigere Speichervarianten als für Daten, die immer gebraucht werden.

Ich gebe zu, den Algorithmus habe ich nicht wirklich verstanden. Aber die Idee hinter dem Projekt leuchtet ein und ist ein innovativer Ansatz. So sahen es auch die technischen Fachgutachter des Bundesministeriums für Wirtschaft und Energie (BMWi), die über die Vergabe der ZIM-Fördergelder (Zentrales Innovationsprogramm Mittelstand) entscheiden. Gemeinsam haben wir alle Unterlagen zusammengetragen und die Experten schließlich vom Innovationspotenzial des Projekts überzeugt. aikux erhält einen sechsstelligen Zuschuss zu den Personalkosten, die bei der Entwicklung der Lösung entstehen. Mich freut das sehr, denn nicht nur ich könnte ein funktionierendes Dokumentenmanagement gut gebrauchen.

Titelbild: Thomas Gomell, aikux und Michael Schulte, Senior Consultant beim Tortenanschnitt

Zur Pressemeldung von förderbar: „förderbar verhilft aikux zu öffentlichen Fördermitteln“